Desde hace ya un tiempo se ha estado implementando a nivel mundial e incluso nacional el funcionamiento de los “trámites en línea”. Se trata de una funcionalidad que permite digitalizar procesos que tradicionalmente se realizan en papel y que en muchos casos requieren de la coordinación e intercambio entre los involucrados.
Sin lugar a dudas el hecho de poder realizar los trámites desde un dispositivo electrónico tiene varios beneficios. Entre las indudables y ya conocidas ventajas que posee se presentan la optimización de los procesos de la organización, la accesibilidad de los individuos y el acortamiento de la brecha digital.
Más allá de estas utilidades, surge de la implementación de los trámites en línea una ganancia bastante mayor: el orden.
El orden es un aspecto fundamental que toda organización debe manejar, ya que esto le puede permitir a la empresa un mejor funcionamiento y la reducción de problemas.
La gran pregunta es ¿Por qué los “trámites en línea” colaborarán al orden en las organizaciones? La respuesta es sencilla y muy evidente: la burocracia.
La burocracia tal y como la entendemos en la cotidiana se refiere a “la administración ineficiente a causa del papeleo, la rigidez y las formalidades superfluas”. Dejando de lado las concepciones cotidianas respecto a ella, podemos ver que todos poseemos cierto grado de burocracia en nuestras vidas. Ya sea en nuestros hogares con los papeleos referentes a las diversas responsabilidades de nuestras vidas personales (facturas, recordatorios, adendas, dibujos, etc), en nuestros trabajos o en organizaciones con las que interactuamos, todos nos enfrentamos a cierta burocracia en nuestro día a día.
Mientras que en el pasado para realizar determinado trámite se requería completar información, muchas veces redundante, innecesaria y tediosa en papel, hoy en día se encuentra la posibilidad de hacerlo en línea y evitar estas fallas. Al suplantar los documentos escritos en papel por formularios digitales, no solo se colabora con el medio ambiente al reducir el uso innecesario de materiales sino que también evitamos tener que ordenar y manipular una gran cantidad de registros manualmente. Los sistemas informáticos permiten que varias personas puedan acceder a los registros desde diversos puntos geográficos y en diversos momentos, sin tener que escanear o enviar documentos de un lugar a otro.
La digitalización de los registros también permite que los usuarios que deseen acceder a los registros puedan filtrar valores específicos de los diversos documentos y así segmentar y depurar datos para fines específicos de análisis o información. Este método de disponer los datos permite a quien maneja los mismos tener a la mano de forma más rápida, organizada y segura los registros de cierto trámite. Esto conlleva consigo una mayor regulación y coordinación de los procesos de una organización.